BACK OFFICE MANAGER:IN (Remote, Vollzeit)

Gestalte die Zukunft mit uns – als strukturierte, vorausschauende Kraft, die unserem Team den Rücken freihält.

ÜBER UNS

Themis Foresight ist eine führende Corporate-Foresight-Boutique mit Sitz in Berlin. Wir unterstützen Unternehmen und Verbände dabei, heute die richtigen Weichen für die Jahre 2030 bis 2045 zu stellen. Unsere Arbeit ruht dabei auf zwei zentralen Säulen:

1. Premium-Zukunftsorientierung
   In maßgeschneiderten Projekten entwickeln wir für unsere Kunden präzise Zukunftsbilder, Szenarien und strategische Handlungsmöglichkeiten, basierend auf langfristigen wirtschaftlichen, technologischen und gesellschaftlichen Entwicklungen.
2. Think Tank für Zukunftsforschung
   Parallel zur Projektarbeit betreiben wir unabhängige Forschung zu grundlegenden Zukunftsthemen, etwa zur europäischen Wirtschaftsordnung, zur Zukunft des Finanzsystems oder zur Transformation industrieller Arbeitswelten.

Wir sind ein kleines, hochspezialisiertes Team aus neun engagierten Köpfen, das eng zusammenarbeitet, mit hoher Verantwortung, klaren Standards und dem gemeinsamen Ziel, Unternehmen wie Gesellschaften zu befähigen, den Wandel aktiv zu gestalten und Fortschritt möglich zu machen.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir ab sofort eine:n Back Office Manager:in in Vollzeit (remote).

DEINE AUFGABEN

• Zu Deinen Hauptaufgaben gehört die verantwortungsvolle Bearbeitung und Pflege der zentralen E-Mail-Postfächer.
• Du organisierst professionell die Termin- und Kalenderplanung – insbesondere für die Geschäftsführung und übernimmst eigenständig die Koordination und Vereinbarung von Kundenterminen.
• Die Anrufe für das Team gehen zuerst bei Dir ein, wobei Du eingehende Themen vorpriorisierst und steuerst.
• Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Reiseplanung: Organisation und Koordination von Reisen, inklusive Bahn-/Flug- und Hotelbuchungen. Abschließend obliegt dir die Erstellung von Reisekostenabrechnungen.
• Du unterstützt von A-Z bei der Planung und detaillierten Organisation von Veranstaltungen und Workshops. Zudem begleitest du diese bei Bedarf auch vor Ort.
• Du überträgst unsere Workshop-Ergebnisse in digitale Tools (z.  Miro).
• Du prüfst erstellte Dokumente sorgfältig auf Layout und Typografie, bevor sie versendet werden.
• Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung und bist Schnittstelle zu unserem externen Buchhalter. Auch die Erstellung der Versand von Rechnungen liegt in Deinen Händen.
• Du bist Ansprechpartner:in für IT-Support Anliegen und Schnittstelle zu unserem externen IT-Berater. Zudem betreust Du unsere Passwort- und Abo-/Lizenzverwaltung.

WAS DU MITBRINGST

• Du hast mehrjährige Erfahrung im Office Management oder in vergleichbaren administrativen Rollen und bringst ein gutes Gespür für Situationen, spezielle Anliegen und Prioritäten mit.
• Du arbeitest zu 100% remote und tust dies strukturiert, vorausschauend und eigenverantwortlich.
• Du bist serviceorientiert und absolut organisations- und kommunikationsstark.
• Du gehst sicher mit Tools wie Google Workspace, Miro und Teams um und hast anfängliche Kenntnisse in der vorbereitenden Buchhaltung, idealerweise ergänzt durch Business-Analytics-Kenntnisse.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du besitzt Reisebereitschaft und hast Lust gelegentlich unsere Veranstaltungen zu begleiten.

WAS WIR DIR BIETEN

• Eine sinnstiftende Tätigkeit, die aktiv zur Gestaltung zukunftsrelevanter Themen beiträgt.
• Eigenverantwortliches Arbeiten in einem engagierten, internationalen und interdisziplinären Team.
• Ein flexibles Arbeitsumfeld, das vollständig remote organisiert ist.
• Offene, wertschätzende Zusammenarbeit, unterstützt durch regelmäßige Teambuildings und Coachings.
• Raum für Weiterentwicklung und Perspektiven, wenn du gemeinsam mit uns wachsen möchtest.

Bei Interesse freuen wir uns über eine Nachricht an larissa.haase@themis-foresight.com.